Еден работел – сите земале плата! Од Министерството за односи меѓу заедниците фалат пари, лаптопи…

Од Министерството за односи меѓу заедниците фалат 30 лаптопи, над 25.000 евра, се точело гориво и за возила кои не се на оваа институција, а Државниот завод за ревизија констатирал дека едно лице работело сѐ и сешто, додека други земале плата без да се појават на работа.

Извештајот што денеска го објави ДЗР се однесува на работата на Министерството во 2024 година, односно во времето кога се смени власта, pа и ова министерство смени министер. ДЗР бара да се сменат практиките кои воделе до лошо управување. Во обемниот извештај се вели и дека зградата и целиот имот на оваа институција нема осигурување од пожар, кражби и слично, а за другите слабости прочитајте во продолжение. 

Целиот извештај може да се најде на овој ЛИНК 

Утврдени слабости во: финансиското управување, исплата на платите, јавните набавки, пописот на средствата, реализација на Програмата за финансирање на активностите на здруженијата и фондациите за 2023 година, набавката на нафтените деривати, сервисирањето на моторните возила и системот на внатрешни контроли во Министерството за односи меѓу заедниците.

Државниот завод за ревизија изврши ревизија на финансиските извештаи на Министерство за односи меѓу заедниците на сметката на основниот буџет (637) заедно со ревизија на усогласеност за 2024 година. Изразено е неповолно мислење во однос на реалноста и објективноста на финансиските извештаи и усогласеноста со законската регулатива, упатства и воспоставените политики.

Со извршената ревизија утврдивме состојби кои укажуваат на слабости при начинот на евидентирање и користењето на средствата со кои располага Министерството за односи меѓу заедниците.

Ревизорите утврдија нецелосно спроведен попис на средствата и обврските со состојба на 31.12.2024 година, при што 28% од вкупните основни средства со сегашна вредност од 1.565 илјади денари, односно 25.360 евра, не се пронајдени при вршењето на годишниот попис на основни средства, а како резултат на невоспоставена пракса на издавање реверси за задолжување на вработените со опремата која им е доделена на користење, исто така 30 преносни компјутери не се пронајдени со пописот.

За седум моторни возила не е воспоставена сметководствена и материјална евиденција, додека пак за побарувањата од вработените во износ од 2.102 илјади денари односно 34.000 евра кои потекнуваат од минати години (2012-2020 година), Министерството не располага со документација за неподмирениот износ, односно кое лице должи и во кој износ.

Со извршената ревизија на документацијата за реализација на Програмата за финансирање на активностите на здруженијата и фондациите за 2023 година, по која на 33 здруженија и фондации исплатени се средства во износ од 19.800 илјади денари, односно 320.900 евра, ги утврдивме следните состојби:

 Програмата е донесена со задоцнување во октомври 2023 година, кога е објавен и јавниот повик за финансиска поддршка на здруженијата и фондациите, а не во рок од 30 дена по донесување на Буџетот („буџетот за 2023 година е донесен на 27.12.2022 година“) како што е уредено со Кодексот на добри практики за финансиска поддршка на здруженијата на граѓани и фондации;

 следењето на спроведувањето на активностите од Програмата е обврска на одделението за соработка со здруженија и фондации, во кое во 2024 година во периодот на реализација на програмата, од девет предвидени работни места, не е пополнето ниту едно работно место;

 Комисијата за распределба на финансиски средства за финансирање на програмски активности на здруженија и фондации од буџетот на Министерството составена од 18 членови од повеќе државни институции, не обезбедила документација за извршеното бодирање на апликациите од страна на секој член на комисијата за 138 поднесени апликации опфатени со
Предлог ранг листата;

 здруженијата и фондациите кои се стекнале со правото на користење средства од Министерството, дел од документацијата ја доставиле на албански јазик, без превод на македонски јазик што не е во согласност со одредбите на Законот за употреба на македонскиот јазик;

 согласно Извештајот за користење на распределените средства и за постигнатите резултати од поддржаните активности на здруженијата и фондациите за 2023 година, од вкупно 33 здруженија и фондации, 17 односно 51% од нив треба да извршат поврат на средствата во Буџетот на државата во износ од 1.225 илјади денари, односно 19.850 евра, од причина што не доставиле докази за трошење на средствата. До денот на ревизијата 14 здруженија вратиле средства во износ од 361 илјада денари, со две здруженија се води постапка за медијација за враќање на средствата во износ 264 илјади денари, додека за едно здружение е поведена судска постапка за поврат на средства во износ од 600 илјади денари.

За исплата на плати и надоместоци за 244 вработени во Министерството, исплатени се 165.010 илјади денари, од кои за 150 вработени по Потпрограмата К5 -Соодветна и правична застапеност на заедниците и како преведувачи, или за 61% од вработените, исплата на плата се врши без да се обезбеди доказ за присутност на работа и за полно работно време, и покрај воспоставената електронска евиденција на работното време за вработените.Со Законот за преземање на административни службеници вработени преку Потпрограма К5 во Министерството за политички систем и односи меѓу заедниците, предвидено е Министерството по преземање на вработените, да донесе измена на актот за систематизација на работните места со цел усогласување со потребите на Министерството. Актите за внатрешна организација и систематизација на Министерството, во период од нивно донесување во 2019 година па се до 2025 година изменети се шест пати, со добиени согласности. Заклучно со 31.12.2024 година од предвидените 2.556 работни места пополнети се 244 работни места односно пополнетост од 10% поради неизвршени усогласувања со одредбите од законот што влијае на реалното согледување на потребните капацитети на Министерството.

Во текот на 2025 година започната е изработка на функционална анализа како основа за подготовка и донесување на нови акти за внатрешна организација и за систематизација на работни места во Министерството, која до денот на ревизијата не е изработена.

Во однос на реализација на договорите за јавни набавки ревизорите констатирале дека во известувачкиот период на име трошоци за нафтени деривати исплатени се средства во износ од 516 илјади денари, без да се врши контрола на регистарските таблици и видот на набавеното гориво поради што овозможено е моторни возила кои не се во сопственост на Министерството или возила за кои нема податок за регистарски броеви да полнат гориво, односно да набавуваат течен нафтен гас кој не е предвиден како вид на гориво во склучениот договор за набавка.

При спроведување на две постапки ревизорите утврдиле дека за понудената цена, за сервисирање на возила од 0,01 денар за 1 работен час и за провизија од 0,01% од износот на угостителската услуга, комисите не побарале објаснување за понудената невообичаено ниска цена. Притоа, во дел од фактурите за сервисирање на возилата за 2024 година вршена е замена на делови кои не се предвидени со листата во тендерската документација, за дел од ставките фактурирани се цени кои се неколку пати повисоки од прифатената понуда, а за извршените услуги не се доставени работни налози како прилог на фактурите.

Исто така, при изборот на најповолен економски оператор за набавка на услуги од авторска агенција, иако како критериум е поседување лиценца А, Б, В или Г за вршење привремени вработувања, комисијата за јавни набавки не побарала да се достават бараните лиценци како доказ за исполнување на условите за учество во постапката за ЈН. Вредноста на склучениот договорот е 11.800 илјади денари.

За поголем дел од јавните набавки издаден е Конечен извештај за извршена ревизија на усогласеност на тема „Јавни набавки во Министерство за односи меѓу заедниците (претходно Министерство за политички систем и односи меѓу заедниците) во 2023 година“.

За надминување на утврдените состојби, дадовме препораки за преземање на мерки и активности од надлежните лица и органи во функција на подобрување на состојбите.

Во делот на Нагласување на прашања во конечниот ревизорски извештај се обелоденети информации за пролонгирање на процесот на преземање на вработените лица согласно Законот за преземање на административни службеници вработени преку К-5 програма во Министерството за односи меѓу заедниците поради што 43 вработени сѐ уште не се преземани во други институции.

Во однос на внатрешните контроли, ревизорите констатирале дека истите не се воспоставени и дополнително Министерството нема спроведено сертифициран систем за менаџмент со квалитет согласно стандардот ИСО 9001, функцијата на внатрешна ревизија во Министерството не се спроведува од причина што внатрешните ревизори немаат положено испит за овластен внатрешен ревизор и го немаат потребното искуство.

Дополнително, Министерството нема донесено интерни процедури кои се однесуваат на работните процеси од неговата надлежност, не се воспоставени exante и ex-post контрола на финансиските трансакции, расходите и приходите, не постојат јасно разграничени надлежности меѓу вработените така што повеќе работни задачи се извршуваат од страна на исти лица, додека пак раководителот на Секторот за финансиски прашања како обучено лице за вршење на работите од областа на јавните набавки извршува работи и задачи и во делот на планирањето, спроведувањето и реализацијата на јавните набавки.